Nedenstående metode er er hentet fra hæftet På forkant, som indeholder inspiration og værktøjer til et godt samarbejde om psykisk arbejdsmiljø i arbejdsmiljøgruppen.
Forslag 1: Risikovurdering af forandringer
Organisationsændringer, omstruktureringer, ny teknologi og lignende forandringer er et væsentligt vilkår på arbejdspladserne i dag. Forandringer betyder nye måder at udføre arbejdet på, men ofte også nye måder at samarbejde på. Dette påvirker også arbejdsmiljøet positivt eller negativt afhængigt af, hvordan processen håndteres undervejs i forandringen. Der er således risiko for, at forandringerne skaber belastninger, usikkerhed og dårlig trivsel på arbejdspladsen.
I forbindelse med forandringsprocesser kan arbejdsmiljøgruppen med fordel gennemføre en risikovurdering. Neden for kan I se et eksempel på, hvordan man kan identificere risici og handlemuligheder på en systematisk måde.
Se eksempel inspireret af et konkret organisationsprojekt i Aarhus Kommunes Magistrat for Teknik og Miljø. Tak til Jonna Borg Kallehave for modellen. (Klik for stort).
Forslag 2: Risikovurdering af vold og trusler
Risikoen for at blive udsat for vold og trusler er meget forskellig på forskellige arbejdspladser. Arbejde med mennesker som mistrives, eller som er i en presset situation medfører dog generelt set en øget risiko. Risikoen stiger yderligere, hvis I udøver en myndighed over for de pågældende - fx ved at stille krav til fremmøde og afleveringer, eller ved at have magt til at bortvise dem fra fx et uddannelsesforløb.
Forebyggelsen af vold og trusler handler i høj grad om et godt arbejdsmiljø, herunder at I på arbejdspladsen taler åbent om risici, og at I er systematiske i jeres registrering og opfølgning, sådan at I lærer af de episoder, som opstår.
Få overblik over risikoen:
- Vold og trusler kan have både fysisk og psykisk karakter – få derfor talt om, hvordan I definerer vold og trusler hos jer.
- Hvilke former for trusler og vold risikerer I at møde? Hvor ofte og hvor alvorligt? Husk at tage udgangspunkt i den enkeltes oplevelse, da det er subjektivt, om noget opleves som en trussel.
- Hvor og hvornår er risikoen størst? Hvilke situationer og tidspunkter kræver særlig opmærksomhed?
- Er der særligt udsatte medarbejdere? Praktikanter, vikarer og nyansatte er ofte særligt udsatte.
- Hvad har I allerede gjort for at håndtere og undgå risici. Er der behov for at supplere med yderligere tiltag?
- Hvilke mønstre kan I identificere i episoder, I allerede har registreret?
- Hvad er praksis på jeres arbejdsplads ift. registrering af vold, trusler og krænkelser?
Arbejdspladsen skal have retningslinjer for at identificere, håndtere og forebygge vold. I skal sikre jer, at alle ved, hvad der registreres og anmeldes og hvornår, fx at arbejdsrelaterede voldsepisoder skal anmeldes som arbejdsulykker. I arbejdsmiljøgruppen kan I arbejde for at gøre retningslinjerne mere tydelige for alle og for at sikre en systematisk forebyggelse. Vær fx opmærksom på, om I vurderer risikoen ens og efter en fælles systematik, og om I kan blive bedre til at informere hinanden og snakke sammen om jeres erfaringer. Læs mere: AT- vejledning D.4.3-4 om vold.
Forslag 3: Risikovurdering af arbejdsopgaverne: Fordel de røde, gule og grønne opgaver
(Klik for stort) Nogle af de spændende og udfordrende opgaver i vidensarbejdet er samtidig ofte dem, der er kognitivt mest komplekse og krævende. Derfor kan det være en del af det forebyggende arbejdsmiljøarbejde at afdække, om der for den enkelte ansatte er en passende balance mellem krævende opgaver og enklere opgaver – og om der samtidig er en god fordeling af opgaverne på tværs af en arbejdsgruppe.
En risikovurdering af den enkelte medarbejders opgaveportefølje kan gennemføres sammen med kollegerne i arbejdsgruppen, afdelingen eller på hele arbejdspladsen. Vi anbefaler at benytte metoden på teamniveau, hvor man har et konkret opgavefællesskab.
Målet er finde en passende balance mellem grønne, gule og røde opgaver hos alle. Det kan fx ske ved at bytte opgaver eller gennem støtte og aflastning af særligt belastede medarbejdere fra lederen eller kollegerne. En opgave, der for en medarbejder lige nu er grøn eller gul, kan ændre sig til i en anden periode at være rød. Derfor kan teamet med fordel vende tilbage til denne risikovurdering med mellemrum.
Sådan kan I gøre:
- Bed medarbejderne om at opdele deres opgaver i røde, gule eller grønne, alt efter hvor krævende de selv oplever dem.
- Bed alle fremlægge, hvordan de oplever deres samlede portefølje af opgaver. Er der behov for yderligere prioritering fx: Hvad haster, hvad kan vente og hvad er ikke nødvendigt længere?
- Drøft om en anden fordeling er mulig: Ville nogle af Susannes røde opgaver være grønne for Michael – og omvendt? Er de interesserede i at bytte, og er det muligt?
- Diskuter, hvordan I kan støtte hinanden i at holde fokus på, hvordan I trives i opgaveløsningen. Kan det fx være et fast punkt på team-møder?
Forslag 4: Risikovurdering af høje følelsesmæssige krav
Høje følelsesmæssige krav er en helt reel risikofaktor i det psykiske arbejdsmiljø – på linje med fx stress, mobning, vold og trusler mv. Derfor er det også naturligt, at I som arbejdsmiljøorganisation behandler problemstillingen ud fra samme principper som det øvrige arbejdsmiljøarbejde.
På en del skoler har arbejdsmiljøorganisationen (AMO) ikke spillet nogen særlig aktiv rolle, når det gælder de høje følelsesmæssige kravs konsekvenser for undervisernes psykiske arbejdsmiljø. Det kan skyldes, at problemstillingen slet ikke har været på dagsordenen, eller at det i højere grad har været opfattet som den enkelte undervisers problem eller som et anliggende mellem medarbejder og leder. Sådan behøver det ikke at være.
Som AMO kan I blandt andet bidrage ved:
- At sætte problematikken på dagsordenen på jeres uddannelsesinstitution og dermed signalere, at der ikke er tale om et individuelt problem for den enkelte. Overvej, om I med fordel kan koble indsatsen sammen med jeres voldsforebyggende politik og/eller initiativer.
- At tage initiativ til, at der udarbejdes et beredskab for støtte til elever, studerende og kursister, der mistrives. Beredskabet er en vigtig forudsætning for at skabe klarhed om kultur og procedurer og dermed forebygge usikkerhed hos den enkelte underviser.
- At understøtte en kultur for, hvordan I på skolen forholder jer til problemet – herunder hvem der har hvilke opgaver og hvilket ansvar i situationer med (mistanke om) mistrivsel blandt elever, studerende og kursister.
- At signalere, at undervisere kan henvende sig til jer i situationer, hvor mistrivsel hos elever, studerende og kursister risikerer at udvikle sig til et arbejdsmiljøproblem. I kan evt. etablere en udvidet tavshedspligt i sådanne sager.
- At opbygge de nødvendige kompetencer til at håndtere både forebyggelse og konkrete henvendelser arbejdsmiljømæssigt professionelt.
- At sikre, at I på uddannelsesinstitutionen opbygger kompetencer til at identificere og støtte dem, der viser tegn på mistrivsel.
- At tage særlig hånd om nye undervisere, så de bliver introduceret ordentligt til både retningslinjer og kultur på området.
Læs mere i materialet Tæt på mistrivsel på godtarbejdsmiljø.dk/mistrivsel
Hent Risikovurdering som en 4-siders PDF inkl. et enkelt skema til risikovurdering her.
Husk at opdatere jeres handleplan, når I har fået nye input til jeres APV-arbejde. I finder eksempler på handleplaner her.
Find alle metoderne i hæftet På forkant.