Hvordan sikrer man bedst, at den langsigtede arbejdsmiljøindsats i arbejdsmiljøgrupper og trioer fungerer effektivt? Hvordan bliver de gode intentioner og ambitiøse handlingsplaner til virkelighed?
Ph.d., cand.psych. Malene Friis Andersen har forsket i samarbejdet mellem ledere og medarbejdere gennem en årrække, samtidig med at hun har gennemført mange temadage for arbejdsmiljøgrupper (AMG) og trioer og i sin egenskab af selvstændig organisationspsykolog – og hun har et godt bud:
Tre centrale ting, man skal drøfte
"Det handler selvfølgelig om at have indsigt og viden om arbejdsmiljø, og om at medlemmerne af AMG og trio kan bruge de rigtige værktøjer og metoder", siger hun.
"Men det er kun det første skridt. I praksis sker der rigtig tit det, at når de gode intentioner og nye ideer rammer hverdagen – BUM! – så strander en del. Der mangler tid, andre ting presser sig på, og det hele løber lidt ud i sandet".
"Derfor er der rigtig vigtigt, at man internt i den enkelte AMG og trio bruger tid på at drøfte især tre ting: Hvilke rammer har vi til rådighed? Hvad er vores forventninger til os selv og hinanden inden for de rammer, vi nu har? Og hvordan skaber vi tryghed i samarbejdet - det der kaldes psykologisk sikkerhed", siger hun.
Vi tager de tre emner ét ad gangen:
1. De praktiske rammer for indsatsen
"Tid er vigtig, især i forhold til det psykiske arbejdsmiljø, hvor problemer sjældent kan ordnes med et snuptag. De kræver en lang, sej indsats og et vedholdende fokus. Hvordan kan leder, arbejdsmiljørepræsentant og evt. tillidsrepræsentant hjælpe hinanden til at nå målet?".
Hvor meget tid har vi reelt til rådighed? Hvordan er vores muligheder for at opfylde mål og ambitioner for arbejdet inden for den afsatte tid? Er der noget, vi kan gøre for at gøre indsatsen mere effektiv? Måske sætte den bedre i system? Eller sætte mere tid af? Det er nogle af de spørgsmål, Malene Friis Andersen råder til, at man drøfter åbent og ærligt i gruppen.
"Selve møderne er en anden vigtig faktor. Er vores møder meningsfulde? Går vi fra mødet med energi og gode løsninger? Er der næring at hente? Man kan arbejde med møderne på mange måder, men det vigtigste er, at I tager en åben snak om, hvad I hver især oplever, og hvad et godt møde er for jer", siger hun.
Med til rammerne hører også, at man skal være opmærksom på, hvornår en opgave ikke kan løses i AMG eller trio, men hører hjemme i fx MED eller på et højere ledelsesniveau. Ellers kan man bruge tid og kræfter på at kæmpe med problemer, man ikke er i stand til at løse.
Praktiske værktøjer:
- Vurderingsskema: Hvor aktivt arbejder I med at komme på forkant?
- Hav føling med organisationen.
- Beslut, hvordan I vil inddrage organisationen.
- Planlæg jeres arbejde med et årshjul.
2. De gensidige forventninger – mentale modeller
Når vi går ind i et samarbejde med andre, har vi altid på forhånd en række forventninger til os selv og de andre, som er med i gruppen: Hvad er vores opgave? Hvordan skal den løses? Hvem skal vores indsats komme til gode? Hvad gør vi sammen? Hvad kan jeg selv byde ind med? Hvad forventer jeg, at de andre gør?
"Men det er tavs viden – og de andre i samarbejdet kan have helt andre forventninger. Derfor er det vigtigt at tale åbent om vores gensidige forventninger, og at være nysgerrige omkring, hvad vi hver især kan tilføre samarbejdet, hvad vores perspektiver er".
Tre positioner i arbejdsmiljøarbejdet: Tillidsrepræsentantens, arbejdsmiljørepræsentantens og lederens.
"Den danske model med samarbejde mellem ledelse og medarbejdere handler jo netop om, at parterne kommer med hver deres viden, perspektiv og rolle – man kan kalde det hver deres mentale modeller. Hvis ikke parterne har noget forskelligt, at byde ind med, og hvis ikke der er et gensidigt ønske om at lytte til de andre, er der jo ingen grund til at bruge tid på at mødes".
"Deltagernes mentale modeller skal ikke være ens, men det er vigtigt, at de overlapper – at der er en fællesmængde. Jo mere sammenlignelige (men ikke nødvendigvis ens) de mentale modeller er, jo bedre fungerer samarbejdet. Derfor skal vi bruge tid på at lære de andres mentale modeller at kende".
Praktiske værktøjer:
- Afstem forventninger til opgaveløsningen.
- Brug jeres forskellige positioner.
- Overvej behovet for kompetenceudvikling.
- Hav styr på rollerne i arbejdet.
3. Tillid og psykologisk sikkerhed
Men man taler ikke åbent og nysgerrigt med hinanden, hvis der ikke er en grundlæggende tillid. Vi skal føle os trygge ved, at den anden grundlæggende 'vil os det godt' og ikke er ude på at tromle os, nedgøre os eller blot vil vinde et magtspil. Vi skal have det, Malene Friis Andersen kalder psykologisk sikkerhed.
"Det er ikke nemt at være uenige. Eller at drøfte følsomme og sprængfarlige emner på en konstruktiv måde. Det er heller ikke nemt at indrømme, at man er i tvivl om, hvordan noget skal gøres. Eller at man ikke ved nok om et bestemt emne".
"Det kræver, at relationerne er stærke nok til, at man kan være uenige, åbne, afsøgende. Det er ikke et spørgsmål om, at der skal være en positiv 'hyggestemning'. Men at der er en grundlæggende tillid til hinanden".
"Gevinsterne er rigtig store, når det lykkes. Så styrker man forskellig slags tænkning og kreativitet, man får mod til at gå nye veje og eksperimentere, og det motiverer til udforskende og udviklende læring for alle".
"Hvordan opbygger man så en psykologisk sikkerhed i AMG og trio? Først og fremmest ved at drøfte det, og ved at tale åbent om de gensidige forventninger, roller og perspektiver, som beskrevet oven for. Det er også vigtigt, at man er opmærksom på at åbne samtalen med nysgerrige spørgsmål fremfor at lukke den med korte svar", siger Malene Friis Andersen.
Praktisk værktøj:
Læs mere:
- Alle værktøjerne oven for er hentet fra hæftet 'På forkant'. Læs mere og hent hele hæftet her. Hent alle værktøjerne som enkeltstående pdf'er her.
- Se også materialet om TRIO-samarbejdet - to hæfter og to film giver indblik i, hvad TRIO-samarbejdet er, hvornår det kan være en god idé, og hvordan I får samarbejdet tilbage på sporet, hvis I er kørt fast.